Seleccionar el software de gestión de alquiler de vehículos adecuado para su negocio es clave para mejorar la prestación de servicios de su empresa, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la eficiencia en todas sus operaciones.
Tanto si tiene experiencia en el aprovisionamiento e implementación de soluciones como si está empezando un nuevo proyecto de aprovisionamiento, este artículo es para usted. En él hablamos de los aspectos básicos del software de alquiler de vehículos, de nuestro proceso de implementación específico y de las banderas verdes y rojas que debe buscar en los proveedores de SaaS de alquiler de vehículos.
Nuestro objetivo es asegurarnos de que conoce las mejores prácticas para que, en última instancia, pueda elegir el proveedor adecuado para su empresa. Empecemos por lo básico.
¿Qué es el software de gestión de alquiler de vehículos?
Un Sistema de Gestión de Alquiler de Vehículos, o Software, es una herramienta especializada diseñada para permitir a las empresas de gestión y alquiler de flotas (el operador del sistema) ofrecer servicios de gestión de alquiler de vehículos a medida, de extremo a extremo, directamente a sus clientes.
Una plataforma sólida sirve de columna vertebral para la prestación de servicios de alquiler y simplifica todo el proceso. El sistema debe integrar en una única solución funciones clave como la reserva de vehículos, la gestión de vehículos y conductores, la gestión de cuentas de clientes, la gestión de políticas, los controles de autorización, los informes de gestión detallados y la facturación centralizada.
Esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿cómo elegir la plataforma de alquiler de vehículos adecuada que optimice sus operaciones?
En Fleetondemand, somos conscientes del papel fundamental que desempeñan las soluciones de software a medida a la hora de mejorar el éxito de la implantación y el funcionamiento de las empresas de alquiler.
Esta guía le guiará a través del proceso de implantación con éxito de nuestra plataforma de gestión de alquileres GT Suite en su organización, detallando lo que puede esperar en cada fase.
El proceso global de implantación de GT Suite dura entre 8 y 10 semanas, desde nuestra reunión inicial de descubrimiento hasta la puesta en marcha del sistema GT Suite.
Tanto si está evaluando nuestros servicios como si está considerando otras opciones, le proporcionaremos las preguntas esenciales que debe hacer a los proveedores de software, para garantizar que selecciona un sistema que impulsa la eficiencia y fomenta el crecimiento exponencial de su empresa.
Paso 1: Diligencia debida
La fase inicial de diligencia debida da forma a nuestro proceso de colaboración.
Aquí sentamos las bases para una colaboración productiva y fructífera entre nuestro equipo clave de implantación y su propio equipo de proyecto interno. Comprendemos en profundidad la estrategia y los objetivos de su empresa, así como las principales consideraciones técnicas.
Este paso es esencial para implantar un software de gestión de alquiler de vehículos (VRMS) que no sólo mejore su eficacia operativa, sino que también satisfaga sus requisitos específicos y los de sus clientes.
Descubrimiento: Conozca su empresa
En la reunión inicial exploraremos a fondo la estructura de su empresa, sus servicios, su clientela objetivo y las funciones principales de sus equipos.
Involucramos a las principales partes interesadas del equipo directivo, operaciones, finanzas, equipos técnicos, gestión de cuentas y gestión de alquileres para ayudarnos a comprender a fondo sus necesidades y actividades cotidianas.
Este conocimiento detallado nos permite configurar eficazmente las funciones de nuestra plataforma de alquiler GT Suite para adaptarlas a los requisitos de su departamento.
GT Suite ofrece cientos de funciones que hacen que el alquiler de vehículos funcione como un reloj. Estas funciones pueden activarse o desactivarse en función de las necesidades empresariales de cada cliente. Estas son algunas de las más populares:
- Autoridad de reserva: Requiere la aprobación del gestor para las reservas en función de criterios establecidos, como el grupo de vehículos, el coste o la finalidad.
- Facturación automatizada: Simplifica el proceso de facturación del proveedor al cliente, totalmente integrado con sus sistemas contables.
- Notificaciones del sistema: Ofrece notificaciones personalizables para tus clientes, incluidas alertas por SMS.
- Pagos con tarjeta: Permite el pago por adelantado a los conductores que hagan una reserva.
- Comprobaciones previas: Se asegura de que todas las reservas sean verificadas previamente por su equipo, mejorando la experiencia del cliente.
- Recorrido de reserva a medida: Permite activar o desactivar puntos específicos de captura de datos durante el proceso de reserva.
- Análisis de datos y necesidades de elaboración de informes: Analizamos los tipos de datos que captura su empresa para asegurarnos de que nuestro sistema satisface plenamente sus necesidades.
Identificar a los "centuriones del sistema
Para facilitar la transición y la adopción del sistema, le recomendamos que nombre a uno o dos "centuriones del sistema" en su equipo. Estas personas dominarán nuestra plataforma con nuestro apoyo especializado y se convertirán en los expertos a los que acudir para formar y ayudar a otros usuarios.
Esta estrategia evita problemas comunes, como la infrautilización del sistema por falta de comprensión.
Evaluación de las soluciones actuales
Evaluaremos sus experiencias con los sistemas de gestión de alquiler de vehículos actuales o anteriores para identificar lo que ha funcionado y lo que no.
A menudo, los comentarios destacan la necesidad de una mejor visibilidad de los daños y las multas, una incorporación más sencilla de los proveedores y una gestión de las reservas más fácil de usar.
En respuesta, hemos diseñado GT Suite para abordar eficazmente estos puntos débiles del sector:
- Servicio de atención al cliente: Nuestro Centro de Prestación de Servicios (SDC) ofrece una sólida asistencia por teléfono, chat en directo, correo electrónico y SMS.
- Asistencia técnica: La asistencia continua posterior a la incorporación está disponible a través de un gestor de cuentas, un gestor de calidad y tickets de asistencia técnica.
- Visibilidad de daños y multas: GT Suite cuenta con un completo panel de control para supervisar e informar sobre los casos abiertos y los daños, con el apoyo de un equipo especializado.
- Reglas de asignación y autorizaciones: La configuración y el mantenimiento correctos de los centros de costes, los perfiles y las normas de asignación garantizan una gestión eficaz de las reservas de vehículos.
Al concluir la fase de descubrimiento, tendremos un conocimiento profundo de los requisitos de su empresa, listos para personalizar GT Suite para que se adapte perfectamente a sus necesidades operativas.
Paso 2: Recopilación de requisitos del sistema
Ahora que tenemos toda la información inicial que necesitamos de usted, pasamos a la planificación. Aquí nos aseguramos de que GT Suite se adapte perfectamente a sus necesidades operativas.
En esta fase definimos las características precisas y las configuraciones técnicas necesarias para optimizar las operaciones de su empresa.
Requisitos
A partir de la información obtenida durante nuestras conversaciones iniciales, elaboramos una lista de funciones esenciales adaptadas a los retos específicos de sus operaciones.
Pueden incluir funciones avanzadas de seguimiento de daños para actualizaciones en tiempo real y análisis de datos históricos, o sistemas de gestión de tarifas diseñados para automatizar y simplificar los ajustes de precios en función de variables como la duración del alquiler o el tipo de vehículo.
Las características clave suelen incluir:
- Herramientas personalizadas de elaboración de informes: Para acceder rápidamente a datos operativos y perspectivas.
- Soluciones de pago integradas: Agilización de las transacciones financieras para los alquileres.
- Métricas de utilización de la flota: Optimización del uso de su flota de vehículos de alquiler.
- Herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Mantenimiento de registros detallados de las interacciones y preferencias de los clientes.
Estas características están diseñadas para mejorar la funcionalidad de su VRMS, convirtiéndolo en una potente herramienta para gestionar eficazmente su negocio de alquiler.
Requisitos técnicos
En esta fase, nuestro equipo técnico evalúa sus sistemas actuales para determinar las especificaciones necesarias para una integración sin problemas.
Las consideraciones clave incluyen:
- Compatibilidad con la infraestructura: Garantizar que GT Suite funcione en armonía con su infraestructura de TI existente.
- Seguridad y conformidad de los datos: Implantación de medidas de seguridad que cumplan las normas del sector y los requisitos normativos.
- Integraciones API: Creación de interfaces para GT Suite que interactúan automáticamente con otras aplicaciones de software que utilice, como sistemas de contabilidad o bases de datos de clientes.
- Escalabilidad: Planificar el crecimiento futuro para que el sistema pueda manejar cantidades crecientes de datos y transacciones sin degradación del rendimiento.
Paso 3: Personalización y configuración del sistema
Nuestro enfoque en la fase de configuración no se centra en crear una nueva plataforma cada vez, sino en ajustar nuestra plataforma repleta de funciones para que se adapte perfectamente a las operaciones de su empresa.
Configuración del sistema
Durante la fase de personalización, aprovechamos la información obtenida en la reunión de descubrimiento y en la recopilación de requisitos del sistema para adaptar GT Suite a las necesidades específicas de su empresa.
Se trata de activar o desactivar determinadas funciones para aumentar la eficacia operativa y satisfacer las necesidades específicas de los usuarios.
Por ejemplo, mientras que algunos clientes pueden necesitar análisis avanzados de datos para la gestión de flotas, otros pueden centrarse en herramientas de gestión de las relaciones con los clientes para mejorar la calidad del servicio.
Nuestro proceso de personalización está diseñado para ser flexible, lo que nos permite adaptar nuestra plataforma con rapidez y eficacia a un amplio espectro de modelos de negocio y tamaños operativos, desde pequeños operadores locales a grandes corporaciones internacionales.
Gestión de funciones
Siguiendo las especificaciones de personalización, nuestro equipo técnico inicia la puesta en marcha. Esta fase incluye la configuración del entorno de software, su integración con la infraestructura informática existente y la comprobación de que todas las funciones seleccionadas están operativas.
Nuestro objetivo es preparar el sistema para una transición fluida a su entorno operativo, minimizando las interrupciones y maximizando la funcionalidad desde el principio.
Ejemplos de casos
Para demostrar la versatilidad y adaptabilidad de nuestro sistema, a continuación se muestran ejemplos de cómo la plataforma GT Suite se ha adaptado y desplegado para varios clientes de alto perfil dentro de las principales empresas de alquiler de vehículos y FN50.
Dado que trabajamos en un sector altamente competitivo, es primordial mantener la confidencialidad de los intereses comerciales de nuestros clientes.
En todos los casos, hemos proporcionado una solución de marca blanca que se integra perfectamente con la marca del cliente, ofreciendo una plataforma personalizada con su propia marca.
- Empresa internacional líder en leasing: La plataforma permite gestionar sin fisuras tanto la flota como los vehículos de alquiler, mejorando la eficiencia operativa en múltiples regiones.
- Proveedor líder de gestión de flotas: Proporcionó una plataforma utilizada por más de 100 de sus clientes de flotas para reservar y gestionar fácilmente sus vehículos de alquiler.
- Empresa internacional de alquiler de vehículos: Creó una plataforma de marca blanca que permitía a los clientes empresariales reservar alquileres corporativos de forma eficiente utilizando la propia flota de vehículos del cliente.
Estos ejemplos subrayan nuestra capacidad para satisfacer las necesidades precisas de diversos clientes sin necesidad de una gran personalización para cada implantación.
Tanto si se trata de gestionar una amplia flota para un gigante del leasing como de proporcionar un sistema de reservas optimizado para una empresa de alquiler, GT Suite puede adaptarse a una amplia gama de requisitos empresariales.
Paso 4: Pruebas de aceptación del usuario (UAT)
Las pruebas de aceptación del usuario (UAT) son una parte vital de nuestro proceso de implantación. Garantiza que GT Suite no solo cumpla sus expectativas, sino que las supere antes de ponerse en marcha.
El objetivo de esta etapa es asegurarle plenamente la funcionalidad del sistema y la eficacia de nuestra personalización.
Configuración del entorno de pruebas
Tras completar la configuración y personalización iniciales, proporcionamos un entorno UAT completo. Esta configuración refleja el sistema de producción final, lo que permite a su equipo utilizar todas las características y funcionalidades en condiciones controladas.
La UAT simula el uso en el mundo real para garantizar que el sistema funcione a la perfección cuando se implante por completo.
Escalonamos las pruebas para examinar metódicamente los distintos elementos del sistema. Al principio, es posible que su equipo de alquiler desee explorar en profundidad los flujos de reservas y reservas. Después, podemos centrarnos en otras áreas esenciales, como los procesos de facturación.
Integración de la información
La integración de los comentarios es un elemento clave de la fase UAT. A medida que el equipo evalúa cada segmento del sistema, sus comentarios detallados informan de los ajustes finales necesarios antes del lanzamiento.
Nuestro objetivo es resolver cualquier problema, aplicar los cambios necesarios y confirmar que el sistema se ajusta perfectamente a sus necesidades operativas.
- Revisión y perfeccionamiento del sistema: Después de cada sesión de prueba, integraremos rápidamente los comentarios recibidos para perfeccionar el sistema. Este proceso iterativo garantiza que todas las características y funcionalidades personalizadas cumplan sus requisitos.
- Aprobación final: Tras las pruebas detalladas y la integración de los comentarios, solicitamos su aprobación final. Este paso confirma que está satisfecho con el funcionamiento del sistema y que está listo para su implantación.
UAT es más que una comprobación técnica: es un esfuerzo de colaboración para verificar que GT Suite funciona al máximo rendimiento y cumple sus expectativas.
Al final de esta fase, nuestro objetivo es conseguir un sistema que no sólo sea funcional, sino que esté perfectamente adaptado a su empresa, para que pueda entrar en producción con total confianza.
Paso 5: Formación y educación
La formación y la educación son partes fundamentales de nuestro proceso de implantación. Garantizan que su equipo esté preparado para utilizar GT Suite con eficacia desde el principio.
Una vez finalizadas las pruebas de aceptación del usuario (UAT) y configurado el sistema, pasamos a un periodo de formación específica.
Esta fase está diseñada para dotar a su personal, especialmente a los "Centuriones del Sistema" identificados anteriormente, de los conocimientos y habilidades necesarios para operar eficientemente el sistema.
Calendario de formación
Organizamos tres días de formación estructurada, que suelen celebrarse una semana antes de la puesta en marcha del sistema. De este modo, la formación se mantiene fresca en la mente del equipo cuando empieza a utilizar el sistema en un entorno real.
Cada día se centra en aspectos diferentes de GT Suite, abarcando todas las funcionalidades tanto desde una perspectiva general como específica de cada función:
- Visión general: El primer día se ofrece una visión general completa de GT Suite. Le mostraremos cómo navegar por la interfaz de usuario, comprender la arquitectura del sistema y conocer las funcionalidades diarias.
- Centrado en las operaciones de alquiler: La segunda jornada está dirigida a los responsables de las operaciones de alquiler. En él se explica cómo realizar reservas, gestionarlas, comprobar daños y multas y responder a las consultas de los clientes. Esta formación es esencial para que su equipo de alquiler gestione eficazmente los flujos de trabajo y aumente la satisfacción del cliente.
- Enfoque de los procesos de facturación: La última jornada se centra en los aspectos financieros del sistema, en particular la facturación. Se tratarán temas como la exportación e importación de facturas, la gestión de los ciclos de facturación y la elaboración de informes financieros precisos. Esta sesión ayuda a su equipo financiero a agilizar los procesos de facturación y minimizar los errores.
Formación específica
Dentro de los días de formación programados, también cubrimos la formación específica de cada función para garantizar que los usuarios clave, en particular los "Centuriones del Sistema", puedan gestionar sus funciones específicas con eficacia:
- Centuriones del sistema: Estos usuarios clave reciben formación específica sobre funcionalidades avanzadas, resolución de problemas y solución de problemas para ayudar a sus equipos de forma eficaz.
- Personal operativo: Se centra en el uso diario del sistema, incluida la gestión de reservas, la actualización del estado de los vehículos y la interacción con los clientes en el sistema.
- Personal de finanzas y facturación: Concéntrese en módulos financieros como la configuración de la facturación y la gestión de costes.
Cada implantación incluye tres días gratuitos de formación in situ. Este compromiso directo en su entorno de trabajo aborda preguntas y escenarios específicos del equipo, lo que garantiza una transición más fluida al uso de GT Suite.
Paso 6: Preparación de la puesta en marcha
Esta fase se centra en garantizar un lanzamiento fluido y satisfactorio. Planificando cuidadosamente la puesta en marcha, pretendemos minimizar las interrupciones e integrar perfectamente el nuevo sistema en sus operaciones diarias.
Preparativos finales
Antes de seleccionar una fecha de puesta en marcha, realizamos comprobaciones exhaustivas para confirmar que todos los componentes del sistema funcionan correctamente y que la configuración satisface las necesidades de su empresa. Estos preparativos finales incluyen:
- Validación del sistema: Comprobamos que todos los elementos del sistema funcionan como se espera bajo cargas operativas completas.
- Preparación de los usuarios: Una vez finalizada la formación, nos aseguramos de que todos los usuarios tengan confianza en el sistema y lo dominen.
- Configuración del soporte: Te conectamos a nuestros canales y procedimientos de soporte para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir durante y después del Go-Live.
Nuestro objetivo es tener un sistema totalmente operativo y sin errores para la fecha de puesta en marcha. Este enfoque proactivo ayuda a mitigar cualquier problema potencial que pudiera afectar a las operaciones de negocio una vez que el sistema esté en funcionamiento.
Elegir bien el día de lanzamiento
La elección de la fecha de lanzamiento es primordial. Por lo general, recomendamos un miércoles como día de lanzamiento.
Este momento es estratégico, ya que permite a su equipo acostumbrarse al sistema durante un periodo de mucho trabajo, sin la presión añadida de empezar el lunes.
Los lanzamientos entre semana ofrecen varias ventajas:
- Presión reducida: El lanzamiento en miércoles le ofrece dos días de menor presión para abordar cualquier problema inmediato posterior al lanzamiento antes del fin de semana.
- Continuidad operativa: garantiza una interrupción mínima de las operaciones, suavizando cualquier problema inicial antes del ajetreado fin de semana.
Paso 7: Puesta en marcha del sistema (día de lanzamiento)
Una semana después de las jornadas de formación, nos pondremos en contacto con usted para fijar la fecha de puesta en marcha. Durante esta consulta, hablaremos de la preparación del sistema y de la de su equipo, para asegurarnos de que todos tengan confianza y estén preparados.
Nuestro equipo estará en alerta máxima durante la puesta en marcha, listo para ayudar con cualquier duda y garantizar que la transición sea lo más fluida posible.
Este soporte garantiza que cualquier posible problema se resuelva de forma rápida y eficaz, permitiendo a su empresa disfrutar de las ventajas de la nueva GT Suite sin interrupciones.
Qué esperar tras la puesta en marcha de GT Suite
Tras la puesta en marcha de la plataforma de alquiler de vehículos GT Suite, nuestro equipo de soporte especializado continúa asegurándose de que la implementación sea un éxito.
Queremos asegurarnos de que su equipo se adapta sin problemas al uso del nuevo sistema en sus operaciones diarias y de que cualquier posible problema se resuelve con rapidez.
Nuestra estructura de soporte está diseñada para proporcionar asistencia tanto inmediata como continua, garantizando que su sistema funcione de forma óptima y evolucione a la par que sus necesidades empresariales.
Apoyo inmediato
En las primeras semanas tras la puesta en marcha, es esencial contar con un apoyo específico para ayudar a su equipo a adaptarse al nuevo sistema y resolver rápidamente cualquier problema inicial.
Durante los primeros cuatro meses posteriores a la entrada en funcionamiento, nuestro gestor de asistencia estará disponible para ayudarle con cualquier problema técnico.
Su función es garantizar una transición estable y sin problemas, ofreciendo apoyo práctico, resolviendo rápidamente cualquier duda operativa o problema técnico y minimizando las interrupciones en su negocio.
Asistencia y mantenimiento continuos
A continuación le mostramos cómo seguimos apoyándole mientras sus operaciones se estabilizan con el nuevo sistema de gestión de alquiler de vehículos GT Suite:
- Gestión de cuentas: Tras la puesta en marcha del sistema, se incorpora uno de nuestros experimentados Directores de Relaciones con los Clientes. Actuarán como su principal punto de contacto para cualquier apoyo estratégico o nuevas mejoras del sistema.
- Centro de conocimientos: Todos los clientes tienen acceso a nuestro completo Knowledge Hub, actualizado periódicamente con preguntas frecuentes, tutoriales y guías detalladas.
- Función de chat: Para obtener asistencia en tiempo real durante el horario laboral.
- Solicitudes de asistencia en línea: Aquí es donde puede plantear tickets para problemas más complejos. Nuestro equipo técnico las supervisa de cerca, les asigna un nivel de prioridad y te mantiene informado hasta que la incidencia se resuelve y se cierra.
- Actualizaciones y mejoras: Mejoramos continuamente nuestro software con nuevas funciones y mejoras. Gracias a los comentarios y tendencias de clientes, operadores, proveedores y del sector, GTSuite no solo satisface las necesidades cambiantes de su empresa, sino que se anticipa a ellas.
Compromiso con la excelencia en el servicio
Nuestro marco de asistencia posterior a la puesta en marcha está diseñado para garantizar que siempre disponga de los recursos y la ayuda experta que necesita.
Estamos comprometidos con un enfoque de colaboración, trabajando junto a usted para maximizar el valor de su inversión en GT Suite y garantizar su éxito operativo a largo plazo.
Lista de preguntas para los proveedores de software
Ahora que ya está familiarizado con el proceso de incorporación a GT Suite, es posible que aún esté comparando nuestra plataforma con otros proveedores de software de gestión de alquiler de vehículos.
Si es así, asegúrese de hacer las preguntas adecuadas para garantizar que cualquier solución alternativa se ajusta perfectamente a las necesidades de su empresa.
He aquí algunas cuestiones a tener en cuenta:
- Opciones de personalización: ¿Qué opciones de personalización existen? ¿Se pueden activar o desactivar funciones en función de necesidades específicas?
- Seguridad y privacidad de los datos: ¿Cómo gestionan la seguridad y la privacidad de los datos? ¿Qué medidas se aplican para proteger los datos confidenciales de clientes y empresas?
- Calendario de aplicación: ¿Cuál es el plazo habitual de implantación? Cuánto tiempo suele pasar desde la firma del contrato hasta la puesta en marcha?
- Servicios de asistencia y mantenimiento: ¿Puede dar detalles sobre sus servicios de asistencia y mantenimiento? ¿Cómo es la asistencia inmediata y a largo plazo? ¿Hay gestores de relaciones dedicados o un equipo de asistencia?
- Actualizaciones de software: ¿Con qué frecuencia se publican actualizaciones y cómo se gestionan? ¿Las actualizaciones son automáticas y cómo se comunican a los clientes?
- Integración del sistema: ¿Puede el sistema integrarse con el software y el hardware existentes? Cuál ha sido su experiencia con integraciones similares en el pasado?
- Formación y educación: ¿Qué servicios de formación y educación ofrecen? ¿La formación está incluida en el precio y cómo se imparte?
Plantearse estas preguntas le ayudará a asegurarse de que el software de gestión de alquiler de vehículos que elija pueda satisfacer sus requisitos operativos y respaldar el crecimiento de su empresa.
Posibles problemas de aplicación y soluciones
La implantación de un nuevo sistema SaaS de alquiler de vehículos puede plantear varios retos, por lo que es importante abordarlos antes de ponerlo en marcha.
A continuación se exponen algunos de los escollos más comunes, junto con nuestras recomendaciones prácticas para garantizar una transición fluida:
1) Subestimar la necesidad de formación
Error: Las empresas pueden estar tan ocupadas que no dediquen tiempo o recursos suficientes a la formación (lo cual es comprensible). Aunque al principio esto parece un ahorro de tiempo, a la larga hace que se pierda más tiempo debido a errores humanos.
Solución: Asegúrese de que su proveedor de software de alquiler de vehículos incluye sesiones de formación integral FOC en su plan de implementación. Tenga en cuenta las oportunidades de formación continua para seguir mejorando la competencia de los usuarios y la adopción del sistema.
2) Problemas de migración de datos
Error: La transferencia de datos desde sistemas antiguos puede ser complicada y susceptible de errores.
Solución: Colaborar con el proveedor de SaaS para desarrollar y ejecutar una estrategia de migración de datos. Esta debe incluir procesos de limpieza y validación de datos para minimizar cualquier interrupción o problema de integridad de los datos.
3) Resistencia al cambio
Error: Los empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas tecnologías.
Solución: Implicar a los empleados desde el principio en el proceso de toma de decisiones. Comunique claramente las ventajas del nuevo sistema e involúcrelos activamente en las sesiones de formación y feedback para fomentar la aceptación y facilitar la transición.
4) Personalización insuficiente
Error: Es posible que el sistema no responda plenamente a las necesidades específicas de la empresa.
Solución: Explore y discuta a fondo las posibilidades de personalización del sistema antes de elegir un proveedor. Asegúrese de que existe flexibilidad para realizar ajustes a medida que evolucionan las necesidades de su empresa o surgen nuevos requisitos.
Estas estrategias pueden ayudar a mitigar los riesgos asociados a la implantación de SaaS, aumentando las posibilidades de éxito de la adopción y maximizando los beneficios del nuevo sistema.
Señales de alarma para los proveedores de software de alquiler de vehículos
Al evaluar posibles proveedores de software de alquiler de vehículos, es importante tener en cuenta ciertas señales de alarma que podrían indicar posibles problemas:
1) Falta de transparencia en los precios
Bandera roja: Los proveedores que no son francos con los costes pueden generar gastos inesperados.
Solución: Asegúrese de solicitar estructuras de precios detalladas e infórmese sobre cualquier posible coste adicional para evitar sorpresas.
2) Mala atención al cliente
Bandera roja: Un soporte inadecuado puede interrumpir gravemente las operaciones de su empresa si surgen problemas.
Solución: Elige un proveedor de SaaS con una política de asistencia bien documentada y un servicio de atención al cliente receptivo. Comprueba si ofrecen múltiples canales de comunicación para que puedas ponerte en contacto fácilmente cuando lo necesites.
3) Capacidad de integración limitada
Bandera roja: Un sistema que no pueda integrarse con sus plataformas existentes o que no ofrezca la visibilidad adecuada a sus proveedores puede afectar significativamente a la eficiencia operativa. Esto es especialmente importante cuando se trata de gestionar aspectos como daños y multas, donde la falta de capacidad para ver fácilmente los detalles de los casos abiertos puede complicar los procesos de resolución.
Solución: Verifique las capacidades de integración del sistema durante la fase de selección. Asegúrese de que permite una visibilidad completa de las actividades de los proveedores y de que puede integrarse perfectamente con su infraestructura actual. Pregunte específicamente a los proveedores cómo gestiona su sistema los datos relacionados con daños y multas, y cómo se presenta esta información y se accede a ella dentro de la plataforma.
4) No existe una política clara de actualización
Bandera roja: Los proveedores que no actualizan regularmente su software pueden dejar su sistema expuesto a riesgos de seguridad e ineficiencias operativas.
Solución: Pregunte por la frecuencia de las actualizaciones de software y cómo se aplican dentro de sus políticas InfoSec para asegurarse de que su sistema sigue siendo seguro y funcional.
5) Flujo de reservas de vehículos lento, confuso o complicado
Bandera roja: Si el proceso de reserva es lento o confuso, e incluso el equipo de ventas parece desconcertado durante una demostración sobre cómo reservar un vehículo, es una preocupación importante.
Solución: Participe activamente durante la demostración. Pida al proveedor que le guíe a través de varios escenarios de reserva, como el alquiler de ida, la selección de diferentes grupos de vehículos y la elección de varios lugares de recogida o devolución. Además, solicite una demostración de cómo se aplican y ajustan las tarifas en función de distintos criterios. Esto le ayudará a calibrar la intuitividad y flexibilidad del sistema en operaciones en tiempo real.
Reflexiones finales sobre la selección de su proveedor de software de alquiler de vehículos
Seleccionar el proveedor de SaaS de alquiler de vehículos adecuado es vital para optimizar las operaciones de su empresa.
Si formula las preguntas adecuadas, se prepara para los posibles escollos y está atento a las señales de alarma, podrá elegir un sistema que no sólo satisfaga sus necesidades actuales, sino que también respalde el crecimiento de su empresa a lo largo del tiempo.
Recuerde que el éxito de la implantación no depende sólo del software en sí, sino de una sólida colaboración entre su empresa y el proveedor.
Con una planificación y consideración cuidadosas, su inversión en un sistema de gestión de alquiler de vehículos le reportará importantes beneficios en eficiencia y satisfacción del cliente.
Si busca un sistema que se integre perfectamente en sus operaciones y le ofrezca una asistencia completa, considere la posibilidad de reservar una demostración con nosotros.
Además del propio software, puede optar por utilizar nuestra consolidada red de proveedores de alquiler, que está totalmente integrada en GT Suite. Esto incluye más de 396.000 coches, vehículos industriales ligeros y vehículos especializados disponibles en más de 1.460 puntos de alquiler en todo el Reino Unido.
También podemos integrar su propia red de proveedores preferentes en la plataforma y cargar los datos de los vehículos de su propia flota de empresa, todo ello gestionado de forma centralizada en un único lugar.
Experimente de primera mano cómo nuestra plataforma de alquiler de vehículos GT Suite puede simplificar sus procesos de alquiler y ayudarle a gestionar su flota de forma más eficaz.
Reserve una demostración con nosotros hoy mismo y dé el primer paso para transformar su negocio de alquiler de vehículos.
