Los responsables de RRHH de todo el mundo se enfrentan a un reto crítico: cómo gestionar eficazmente el transporte de los empleados y los planes de coche de empresa, al tiempo que se atrae y retiene a los mejores talentos, todo ello sin salirse del presupuesto.
GT Suite, la galardonada plataforma de Fleetondemand, está transformando la forma en que las empresas gestionan el transporte terrestre de su variada plantilla.
GT Suite, un centro de mando para los viajes de empresa, está cambiando la forma en que las empresas abordan la logística del transporte, agilizan los procesos y crean políticas de viajes inclusivas que se adaptan a todo tipo de empleados.
A continuación se explica cómo GT Suite está aportando una nueva sensación de facilidad al tradicionalmente engorroso proceso de mantener la movilidad de su plantilla, y por qué los responsables de RR.HH. no pueden permitirse ignorarlo.
Comprender GT Suite
"Nuestro caso de uso se centraba inicialmente en agilizar nuestro proceso de reserva de vehículos. Después nos dimos cuenta, gracias a las conversaciones con Fleetondemand, de la cantidad de casos de uso diferentes que GT Suite podía abordar." Director de RRHH (cliente minorista).
GT Suite es un enfoque innovador para gestionar las necesidades de transporte terrestre de su empresa. Como producto estrella de Fleetondemand, GT Suite ofrece una gama de servicios totalmente integrada que satisface las diversas necesidades de las empresas:
Servicios clave:
- Alquiler de vehículos a corto plazo: Acceso a más de 396.000 coches, furgonetas y vehículos especializados para alquileres de 1 a 27 días.
- Alquiler flexible de vehículos a medio plazo (Select Plus): Ideal para vehículos provisionales necesarios durante 90 días o más.
- Alquiler flexible de vehículos eléctricos a medio plazo (EV Plus): Una gama de vehículos eléctricos e híbridos ideales para un uso a largo plazo de 3 meses o más.
- Alquiler internacional de vehículos: Una red de 1,8 millones de vehículos disponibles en 180 países de todo el mundo.
- Taxis y alquiler privado (FOD Ride): Servicios de taxi a la demanda y con reserva previa para trayectos cortos de un solo sentido.
- Coche compartido (FOD Share): Acceso a más de 1.300 vehículos compartidos en 180 puntos del Reino Unido.
- Gestión de flotas pool (FOD Pool): Gestión centralizada de los vehículos del pool de su empresa a través de nuestra galardonada plataforma GT Suite.
La perspectiva del director de RRHH
Los equipos de RRHH necesitan una forma de gestionar las diversas necesidades de transporte sin revisar los sistemas existentes, que serían demasiado complejos y costosos de modificar en profundidad.
Muchos profesionales de RRHH consideran que, aunque los sistemas tradicionales de gestión de vehículos resultan familiares, carecen de la flexibilidad y el control necesarios para las plantillas modernas y dinámicas.
GT Suite es la única solución de transporte integral que se superpone a los procesos existentes con un trastorno mínimo, en claro contraste con los sistemas tradicionales de gestión de flotas y la mayoría de las soluciones de movilidad del mercado, que exigen cambios operativos significativos.
"Puede aplicar diferentes políticas de reservas y vehículos a distintos grupos de empleados. Si no tienes grandes opciones de personalización para un sistema de viajes heredado, ahora puedes crear experiencias a medida a través de GT Suite." Director de RRHH (cliente minorista).
Este cliente minorista se centró inicialmente en agilizar las reservas de vehículos, pero rápidamente se dio cuenta del potencial más amplio de GT Suite: desde permitir políticas de trabajo flexibles hasta sustituir costosos sistemas heredados, como los sistemas tradicionales de vehículos de empresa. En la actualidad, GT Suite es una herramienta de movilidad esencial para su organización.
1. Mejorar la experiencia de los empleados
La guerra por el talento es feroz y ofrecer una solución de movilidad fluida y flexible puede ser un factor diferenciador importante. GT Suite ofrece a los empleados:
- Comodidad: Reserve vehículos de alquiler o taxis con unos pocos clics, 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Flexibilidad: Elige entre una amplia gama de vehículos que se adaptan a diferentes necesidades y preferencias (incluidos BEV, PHEV y vehículos accesibles).
- Fiabilidad: Acceso a una flota de vehículos en buen estado y servicios profesionales que cubren todo el ciclo de vida del vehículo de alquiler o taxi.
"Tras implantar GT Suite, observamos un aumento del 30% en las puntuaciones de satisfacción de los empleados relacionadas con los viajes de negocios. A los empleados les encanta especialmente la posibilidad de reservar vehículos rápidamente para reuniones de última hora con clientes, sin los riesgos y las molestias que supone utilizar sus propios vehículos privados para los viajes de negocios." Director de Personas y Cultura (cliente de servicios públicos).
2. Apoyar acuerdos laborales flexibles
Con modelos de trabajo remotos e híbridos cada vez más frecuentes, GT Suite se adapta a estas necesidades cambiantes:
- Acceso bajo demanda: Perfecto para empleados que sólo necesitan acceso ocasional a los vehículos.
- Opciones diversas: Desde alquileres a corto plazo hasta suministro de vehículos de flota de pool provisional.
- Cobertura mundial: Asistencia para empleados internacionales o en viaje de negocios.
"La opción de gestión y provisión de flotas pool de GT Suite encaja perfectamente con nuestra política de viajes flexibles. Los empleados pueden reservar fácilmente vehículos pool compartidos para los días que necesitan viajar por trabajo, reduciendo la necesidad de utilizar sus propios vehículos privados." Socio de RRHH (cliente de automoción).
3. Promover iniciativas de sostenibilidad
Muchas empresas están estableciendo ambiciosos objetivos de sostenibilidad. GT Suite se alinea con estos objetivos ofreciendo:
- Opciones eléctricas e híbridas: A través de EV Plus, fomento de opciones de transporte más ecológicas con el beneficio de un menor impuesto BiK para el personal.
- Provisión de flotas comunes: Ofrecer opciones de vehículos eléctricos e híbridos para los desplazamientos profesionales.
- Gestión eficiente de flotas: Optimización del uso de los vehículos y reducción de las emisiones globales.
"Probamos el servicio de alquiler flexible servicio de alquiler EV Plus de GT Suite para que nuestros conductores de vehículos que no son de empresa pudieran probar la conducción eléctrica. Los resultados fueron muy positivos, ya que la mayoría de los conductores estaban dispuestos a cambiar los vehículos de combustión interna por vehículos de alquiler híbridos y eléctricos para viajes de negocios más cortos. Esta iniciativa está ayudando a la empresa a transformar nuestro enfoque de los viajes relacionados con el trabajo". Director de RRHH (cliente del sector industrial).
4. Racionalización de los procesos administrativos
Los responsables de RRHH se enfrentan a menudo a las complejidades de las políticas de viajes y la gestión de gastos. GT Suite simplifica estos procesos:
- Reservas centralizadas: Todas las necesidades de transporte terrestre gestionadas a través de una única plataforma.
- Cumplimiento de políticas: Establezca y aplique políticas de viajes y parámetros de autorización directamente dentro del sistema.
- Informes automatizados: Obtenga información sobre los patrones de uso y los costes en toda la organización.
"Hasta ahora GT Suite ha ahorrado a nuestro equipo aproximadamente 20 horas semanales en relación con las tareas administrativas relacionadas con los viajes. La función de informes automatizados también ayudó a identificar oportunidades de ahorro de costes, lo que condujo a una reducción de los gastos generales de viaje." Analista de RRHH (cliente del sector aeroespacial).
5.Adoptar los vehículos eléctricos
Con el plan del gobierno británico de poner fin a la venta de coches nuevos de gasolina y diésel para 2030, el servicio EV Plus de GT Suite adelanta a su organización:
- Educación sobre VE: Utilice GT Suite para familiarizar a los empleados con los vehículos eléctricos y probar la idoneidad de los VE para distintos fines.
- Planificación de infraestructuras: Los datos sobre el uso de vehículos eléctricos pueden ayudar a tomar decisiones sobre las estaciones de recarga en el lugar de trabajo.
- Reducción de la huella de carbono: Demostrar avances tangibles en los informes anuales de sostenibilidad.
"El uso de la opción EV Plus de GT Suite nos ha permitido probar la idoneidad del VE para la mayoría de nuestros conductores de vehículos de empresa antes de comprometernos con el alquiler o la compra. Como resultado, hemos cambiado más del 50% de nuestra flota de vehículos ICE a vehículos totalmente eléctricos e híbridos en los últimos dos años. Este cambio ha reducido nuestra huella de carbono y ha atraído a nuestra organización a personas con conciencia ecológica". Responsable de RRHH (cliente de Finanzas).
6. Flexibilidad en la movilidad de los trabajadores
Nuestros servicios de alquiler de vehículos Select Plus y EV Plus disponibles en la plataforma GT Suite proporcionan flexibilidad a las organizaciones que gestionan necesidades de empleados temporales o flexibles:
- Soluciones escalables: Ajuste fácilmente el tamaño de su flota de vehículos según fluctúe su plantilla.
- Apoyo durante el periodo de prueba: Ideal para nuevos contratados en periodo de prueba, sin costes iniciales ni compromisos a largo plazo.
- Eficiencia de costes: Elimine el gasto que suponen los vehículos comprados o alquilados que no se utilizan en los aparcamientos de la empresa.
"Recientemente, incorporamos a un equipo para un proyecto de 6 meses y necesitábamos una solución temporal para gestionar sus necesidades de transporte sin comprometernos en exceso. El servicio de alquiler de 90 días de Select Plus era la solución perfecta. Podíamos proporcionar vehículos para la duración del proyecto a una tarifa fija y simplemente devolverlos cuando finalizara." Director de Adquisición de Talento (cliente de FMCG).
Guía de aplicación paso a paso para responsables de RRHH
Paso 1: Evalúe sus necesidades actuales de movilidad
Antes de lanzarse a la implantación, haga balance de las necesidades actuales de transporte terrestre de su organización:
- Encuestar a los empleados: Conozca sus pautas y preferencias de desplazamiento.
- Analice los gastos: Revise el gasto actual en taxis, alquiler de coches y reembolsos por kilometraje.
- Identificar los puntos débiles: Determine las áreas en las que se puede mejorar el sistema actual.
Paso 2: Adapte GT Suite a su organización
Trabaje con Fleetondemand para adaptar GT Suite a sus necesidades específicas:
- Configurar perfiles de usuario: Defina distintos niveles de acceso y permisos en función de las funciones del puesto.
- Configure los controles de reservas: Implemente flujos de trabajo de aprobación y límites de gasto.
- Integración con las operaciones existentes: Asegúrese de que todo esté alineado con sus procesos empresariales y estructuras de información actuales.
Paso 3: Desarrollar una estrategia de comunicación
Una implantación eficaz requiere una comunicación clara:
- Cree material educativo: Colabore con su equipo de comunicación para elaborar guías y preguntas frecuentes adaptadas a su organización.
- Organice sesiones de formación: Fleetondemand ofrece opciones de formación virtual y presencial para nuestra plataforma GT Suite.
- Designar campeones de GT Suite: Identificar a los primeros usuarios que puedan ayudar a sus colegas en el uso diario de la plataforma.
Paso 4: Poner en marcha un programa piloto.
Comience con un pequeño grupo para poner de relieve los posibles problemas de aplicación:
- Seleccione un grupo piloto diverso: Incluya empleados de diferentes departamentos y ubicaciones.
- Recoger opiniones: Compruebe periódicamente la opinión de los usuarios piloto y responda rápidamente a cualquier inquietud.
- Perfeccione los procesos: Realice los ajustes necesarios basándose en el uso en el mundo real.
Paso 5: Implantación a gran escala.
Una vez que el proyecto piloto tenga éxito, implante GT Suite en toda la empresa:
- Enfoque gradual: Considere un despliegue gradual por departamento o ubicación.
- Asistencia continua: Los equipos técnicos y de atención al cliente de Fleetondemand están a su disposición para ayudarle.
- Celebre los éxitos: Comparta historias y resultados positivos para fomentar la adopción.
Maximizar las ventajas de GT Suite
Toma de decisiones basada en datos
GT Suite proporciona una gran cantidad de datos que pueden servir de base para estrategias de RR.HH. más amplias:
- Patrones de viaje: Identificar oportunidades de ahorro de costes o ajustes políticos.
- Métricas de sostenibilidad: Realice un seguimiento de sus avances en iniciativas ecológicas.
- Preferencias de los empleados: Obtenga información sobre las necesidades de movilidad para elaborar paquetes de prestaciones.
Reforzar el deber de asistencia
Como responsable de RRHH, garantizar la seguridad de los empleados es primordial. GT Suite le ayuda a conseguirlo:
- Proveedores certificados: Todos los vehículos cumplen las estrictas normas de seguridad de nuestra red de socios de confianza.
- Seguimiento de movimientos: Supervisa los detalles del vehículo y el trayecto de tus conductores en tiempo real.
- Asistencia al cliente: Acceso a un equipo de asistencia especializado, que garantiza tu tranquilidad.
- Sin riesgos: Evite los riesgos de la flota gris que conlleva que el personal utilice sus propios vehículos privados.
Apoyo a la diversidad y la inclusión
La flexibilidad de GT Suite satisface las diversas necesidades de los empleados:
- Opciones de accesibilidad: Vehículos adaptados aptos para empleados con discapacidad.
- Sensibilidad cultural: Opciones que respetan las diferentes preferencias culturales y de estilo de vida.
- Opciones familiares: Vehículos adecuados para empleados con responsabilidades familiares.
La complejidad de los sistemas de vehículos de empresa
Aunque GT Suite ofrece numerosas ventajas, es importante comprender los matices de los regímenes de vehículos de empresa:
Consideraciones sobre la prestación en especie (BIK)
Los coches de empresa están sujetos al impuesto sobre beneficios en especie (BIK), lo que puede repercutir significativamente en el valor total de la gratificación:
- Vehículos eléctricos: Actualmente ofrecen los tipos de BIK más bajos, lo que los convierte en una opción atractiva.
- Vehículos híbridos: Ofrecen tipos del BIK moderados, equilibrando prestaciones y eficiencia fiscal.
- Vehículos de gasolina/diesel: Generalmente, tienen tasas BIK más altas, lo que puede ser menos atractivo para los empleados.
"Descubrimos que el cambio a coches eléctricos a través del alquiler de VE reducía la carga fiscal BIK media de los empleados que necesitaban un vehículo de entrada antes de la entrega de un coche de empresa. También benefició al personal que necesitaba vehículos temporales mientras su coche actual estaba fuera de circulación." Director de personal (cliente de ingeniería).
Equilibrio entre el uso personal y el profesional.
GT Suite permite separar claramente el kilometraje personal del profesional:
- Informes precisos: Los empleados pueden registrar fácilmente los viajes personales frente a los de negocios.
- Asignación equitativa de costes: Garantiza que la empresa sólo pague los viajes relacionados con el negocio.
- Transparencia: Ayuda a evitar el posible escrutinio de HMRC en relación con el uso personal de los vehículos de empresa.
Alternativa a los planes tradicionales de coche de empresa
Para algunas empresas, un plan completo de coche de empresa puede no ser lo más adecuado. GT Suite ofrece alternativas:
- Integración de las dietas de coche: Para los empleados que prefieren un subsidio de coche, GT Suite todavía se puede utilizar para reservar vehículos para viajes de negocios específicos.
- Beneficios flexibles: Incorpore GT Suite a un paquete de beneficios flexibles, permitiendo a los empleados elegir entre diferentes opciones de movilidad.
"Para nuestros empleados, poder elegir entre un coche de empresa, una asignación por coche o un aumento salarial con acceso de pago por uso es brillante. Este enfoque no sólo aumentó la satisfacción, sino que también ayudó a reducir nuestros costes de gestión de la flota. Todos salimos ganando". Director de RRHH (cliente del sector farmacéutico).
GT Suite: Un claro retorno de la inversión para los responsables de RRHH.
Más que una plataforma de reservas, GT Suite es una solución integral de transporte terrestre concebida para la empresa, que proporciona a los responsables de RR.HH. control granular, visibilidad e integración en sus operaciones existentes sin comprometer la productividad.
Y GT Suite no es sólo para grandes empresas. Cualquier organización con una plantilla distribuida por todo el mundo, sistemas de viajes heredados o necesidades de movilidad complejas puede beneficiarse de los controles granulares y sin fisuras que ofrece GT Suite.
Desde la mejora de la experiencia de los empleados hasta la racionalización de los procesos administrativos, pasando por un importante ahorro de costes, GT Suite está allanando el camino hacia un futuro de los viajes de negocios y el transporte terrestre más flexible, sostenible y centrado en los empleados.
En un mercado en el que la atracción y la retención del talento son fundamentales, ofrecer soluciones de automoción de vanguardia a través de GT Suite puede ser su ventaja competitiva.
Tome el volante con GT Suite y dirija su organización hacia un futuro en el que la reserva de coches de empresa sea fluida, sostenible y alineada con sus objetivos de RRHH más amplios.
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